Har du gjort småfeil i jobbsammenheng? Ikke så rart. Det å gjøre feil er noe av det mest menneskelige du kan gjøre. En feilfaktura her, noen færre timer oppført der. Papirarbeid som kanskje må gjøres om igjen. Isolert sett er det ikke så farlig. Ofte er det snakk om små summer som ikke engang legges merke til i regnskapet. 

Det mange ikke tenker på, er hvor mye slike småfeil kan koste en bedrift til sammen og i det lange løp.

Kristine Maudal er salgssjef i Proplan. Hun kan bekrefte at småfeil knyttet til manuelle prosesser, kan koste bedrifter masse penger: 

– Vi ser det gang på gang: Med manuelle rutiner blir det ofte feil. Når man puncher inn informasjon for hånd i forskjellige systemer, er det en risiko for at noe blir feilregistrert. 

Kristine Maudal er salgssjef i Proplan. (Foto: Proplan)

Hun mener det er store mørketall knyttet til bedriftsprosesser som fakturering, regnskap, lager og logistikk. Dette er også feil det er vanskelig å gjøre noe med. Det er ikke sikkert man oppdager disse i ettertid, eller at dette er feil det er mulig å gjøre noe med. For eksempel kan man utbetale for mye i lønn, på grunn av mangler i timeføringene, og motsatt: At timer blir glemt, som skulle vært fakturert.

Maudal mener løsning på problemet er enkel: Et digitalt system som automatiserer bedriftsprosesser. 

– Det er egentlig veldig rett frem. Veldig mange av arbeidsoppgavene i en bedrift er regelstyrt, noe som betyr at de kan tas over av digitale systemer. Disse systemene gjør ikke feil. De blir ikke trøtte eller ufokuserte, og de glemmer ikke. Da er det greit å overlate flytting av tall og administrative prosesser til noe som alltid har total oversikt over alle detaljer, sier Maudal. 

Det mest effektive systemet på markedet heter Visma.net ERP. Mer om hva det er og hvordan det fungerer senere.

Nøkkeltall

Visma Digital Index for 2019 har kartlagt hvor mye man sparer på å automatisere enkelte prosesser. Her er noen eksempler: 

  • Du sparer 91 kroner per faktura du mottar elektronisk
  • Du sparer 10 minutter per faktura du mottar elektronisk 

Når du summerer disse tallene opp og sammenligner med fakturaflyten i en gjennomsnittlig norsk bedrift er de altså snakk om mye penger og mange timer som går tapt. 

Det er menneskelig å gjøre feil. Digitale systemer eliminerer disse feilkildene.

Samtidig viser oversikten at 47 prosent av norske bedrifter ikke mottar faktura direkte i et behandlingssystem, og 53 prosent betaler fakturaer gjennom innlogging i nettbank. 

Med andre ord: Halvparten av norske bedrifter har inngående og utgående fakturaer som håndteres manuelt. 

En som har stått på begge sider av statistikken, og som nå kjenner på fordelene ved automatisering, er Tore Opsal

Sidrumpa bransje 

Han er General Manager Nordics i Hendrik Veder Group – et firma som spesialiserer seg innen produksjon av løfteutstyr til oljeutvinning. 

Opsdal forteller om en manuell bransje hvor mange administrative prosesser har blitt gjort på samme måte siden 70-tallet: 

– Vår lille nisje innenfor oljebransjen har nok vært litt sidrumpa. Det er høye krav til dokumentasjon, og hvordan dokumentasjon skal lagres og hvordan utstyr skal merkes. Da er det veldig enkelt å gjøre jobben slik den alltid har blitt gjort, sier han. 

Dette endret seg etter et seminar fra Proplan. 

Automatiserer bedriftsprosesser

Proplan er en bedrift som spesialiserer seg på å levere, skreddersy og implementere digitale løsninger hos bedrifter. Blant annet er Proplan en ledende Visma-forhandler i Norge og står for både support, leveranse og implementering av programvaren.

– På seminaret fikk vi en innføring i Visma.net ERP, sier Opsal. 

Kort fortalt er Visma.net ERP en skybasert løsning som automatiserer alle prosesser i en bedrift – fra fakturering, regnskap, rapporter og timefangst – til lager og logistikk. 

I tillegg snakker det veldig godt sammen med tredjepartsløsninger, noe som gjør at man enkelt kan få skreddersydd løsninger etter eget behov.

Hendrik Veder Group bestemte seg for å teste ut systemet. Dette skulle vise seg å effektivisere virksomheten på mange plan. 

Installerte terminaler og strekkodeløsninger

– Tidligere kunne utgående fakturaer bli noe forsinket grunnet flere manuelle prosesser. Dette var spesielt i forhold til registrering av vareforbruk etter at arbeid var utført.  Nå er disse prosessene automatisert gjennom integrasjonene til Visma.net, som gjør at faktura kan sendes fra oss i det varene går ut døren,  forteller Opsal. 

Tore Opsal er General Manager Nordics i Hendrik Verder Group (Foto: Privat)

Hendrik Veder Group jobber også mye med lager og logistikk. Tidligere innebar det å føre manuelle plukklister på varer, som igjen måtte registreres i systemet før varer kunne sendes ut til kunde. Ansatte har vært nødt til å bevege seg frem og tilbake mellom lager og kontor, noe som har spist tid og ressurser. 

Ved hjelp fra Proplan koblet Hendrik Veder Group Visma.net ERP opp mot lagervirksomheten, og installerte terminaler og strekkodeløsninger.

– Alle merkinger og sertifikater registreres omgående. Det gjør vareflyten effektiv og gir oss en helt ny form for kontroll, sier Opsal. 

Mer fokus på salg

Bedriften byttet system etter nyttår. Selv under den pågående økonomiske krisen har de levert over budsjett både i mars og april. 

Foruten innsatsen fra alle ansatte, gir Opsdal mye av æren til Proplan og Visma.net. Han forteller at automatiseringen sparer bedriften for både tid, penger og ressurser. Kapasiteten som blir gjort tilgjengelig ved å fjerne unødvendige mellomledd, gjør at de får ut flere varer. Selgere som tidligere har brukt mye tid og energi på administrative oppgaver, kan nå fokusere enda mer på salg. 

Og kanskje viktigst: Små, menneskelige feil som fakturagebyr, tallfeil og plukklister er eliminert. 

Maudal oppgir flere gode grunner til å benytte seg av Visma.net ERP:

  • Systemet er skybasert. Det vil si at alt av informasjon er tilgjengelig når som helst og hvor som helst slik at det er enkelt for alle i bedriften å ha oversikt. 
  • Visma.net oppdateres automatisk. Det betyr at systemet ikke trenger vedlikehold, eller opplever nedetid som andre systemer. Kort sagt: Visma.net sparer din bedrift for konsulentutgifter
  • Fordi det er skybasert trenger du ikke å betale for driftsleverandører, server og plattform. 
  • Visma.net kan hente inn og ut data fra andre, eksterne systemer. Om du driver med timefangst kan du koble regnskapet opp mot Proplan Time, slik at du slipper å føre timer dobbelt. 

– For å oppsummere: Når du automatiserer og får systemer til å gjøre oppgaver for deg bruker du mindre tid og du eliminerer feilkilden, avslutter Maudal. 

Ønsker du å få analysert din bedrifts digitale potensiale? Ta kontakt med Kristine Maudal fra Proplan her.

Proplan er en bedrift med 30 års erfaring i å effektiviserer norske virksomheter, og er en av landets største Visma-forhandlere. Ved å kartlegge og analysere det digitale potensialet, erstatter de manuelle prosesser med automatiserte og digitale løsninger.